各設區(qū)市人民政府，省人民政府各工作部門、各直屬機構：

《陜西省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

陜西省人民政府辦公廳

2024年4月11日

陜西省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法

第一章總則

第一條為推進和規(guī)范陜西省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結合本省實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于各級政務服務機構開展的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

第三條本辦法所稱的政務服務，是指全省各級政務服務機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務事項過程中提供的服務。各級政務服務機構是指行政機關和其他負有政務服務職責的機構。政務服務辦理系統(tǒng)，是指政務服務機構辦理政務服務事項時使用的統(tǒng)籌建設或自行建設的信息系統(tǒng)。

本辦法所稱政務服務電子文件，是指政務服務機構在履行職責過程中通過政務服務辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的信息記錄，由內(nèi)容、結構、背景等組成。

本辦法所稱政務服務電子檔案，是指具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，并歸檔保存的政務服務電子文件。

第四條省檔案局、省政府辦公廳負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。省檔案局具體負責規(guī)范、指導和監(jiān)督全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

各級政務服務管理部門負責協(xié)調(diào)有關部門為政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供支持，推進本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

各級檔案主管部門負責監(jiān)督和指導本行政區(qū)域內(nèi)政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，會同有關部門制定相關制度和標準規(guī)范，審查本級政務服務電子文件歸檔范圍和檔案保管期限。

各級政務服務機構是政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的責任主體，負責各自職責范圍內(nèi)的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，制定政務服務事項電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，做好政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用等工作；完善自行建設的政務服務辦理系統(tǒng)電子文件歸檔功能，推進電子檔案管理系統(tǒng)建設，或者使用檔案部門統(tǒng)一開發(fā)的集中式數(shù)字檔案室系統(tǒng)，對本單位政務服務電子檔案進行集中統(tǒng)一管理；按規(guī)定向同級綜合檔案館移交本單位政務服務電子檔案。

各級綜合檔案館應當明確政務服務電子檔案移交進館要求，建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統(tǒng)，開展電子檔案接收工作，保障電子檔案規(guī)范接收、保存和共享利用。

第五條在陜西一體化政務服務平臺上辦結歸檔的電子文件是政務服務機構依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分，其管理應當遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一規(guī)劃。將政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入陜西一體化政務服務平臺建設總體規(guī)劃，實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程。

（二）全程管理。根據(jù)電子檔案的特點和管理要求，建立嚴密、完整的管控體系，對政務服務中應歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與管理、保存與利用、移交與接收等，實行全程管理。

（三）高效利用。充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢，實現(xiàn)政務服務電子檔案分層次、分類別、按需求、按權限共享利用。

（四）安全可控。采取有效技術手段和管理措施確保政務服務電子檔案安全。

（五）各盡其責。各級政務服務機構應當制定政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理制度，明確職責分工，將電子文件歸檔和電子檔案管理責任納入相關崗位職責。

第六條政務服務電子文件形成、辦理、歸檔以及電子檔案保管、利用、移交等全過程管理應當符合國家相關法律法規(guī)、標準規(guī)范要求，確保政務服務電子文件和電子檔案真實、完整、可用、安全。

第七條各級檔案主管部門會同政務服務管理部門，依據(jù)有關法律、行政法規(guī)對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改落實。對違反檔案管理規(guī)定的，依法依規(guī)進行處理。

第八條涉及國家秘密的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第二章電子文件生成規(guī)范

第九條各級政務服務管理部門應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727-2023）等規(guī)定，設計和完善各級政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔、數(shù)據(jù)交換等基本功能模塊，并實現(xiàn)安全、可靠、有效運行，為政務服務電子文件歸檔、電子檔案集中統(tǒng)一管理提供技術支持。

各級政務服務機構自行建設的、與陜西一體化政務服務平臺以數(shù)據(jù)交換方式連接的政務服務系統(tǒng)，其功能需求、辦理流程、數(shù)據(jù)標準等應當與陜西一體化政務服務平臺相銜接，并依規(guī)匯交電子文件。

第十條各級政務服務機構應當按照審核公布的權責清單、公共服務事項目錄和運行流程等要求，對本單位在陜西一體化政務服務平臺上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規(guī)定，完整收集本單位在政務服務過程中形成、辦理、傳輸和存儲的文本、圖像、音頻、視頻等數(shù)字格式的應歸檔電子文件。

企業(yè)和群眾向政務服務機構提供的紙質(zhì)材料，由政務服務工作人員核驗后線下錄入或掃描上傳，進行線上處理。

第十一條各級政務服務機構收集的應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)格式，應當符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》《陜西省電子檔案移交與接收辦法》等規(guī)定，并且通用、開放、不綁定軟硬件，加密的政務服務電子文件應當解除加密技術手段后歸檔。

根據(jù)信息化發(fā)展需要，應當動態(tài)調(diào)整相應的電子文件存儲格式和技術支撐形式，確保能夠長期有效讀取，并在脫離陜西一體化政務服務平臺歸檔后，可以正確讀取和使用。

第三章電子文件歸檔和管理

第十二條各級政務服務機構應當依據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《機關檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)章以及本部門權責清單、公共服務事項目錄等制定本單位政務服務電子文件歸檔范圍。政務服務辦理全過程中形成和調(diào)用的證據(jù)性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。

第十三條政務服務電子文件應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，可以以電子形式歸檔。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第十四條政務服務電子文件一般以事項辦件為基本單位進行歸檔整理，辦理過程中以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)閱的電子證照及其元數(shù)據(jù)應當一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的，相關政務服務機構應當按照“誰主辦、誰歸檔”的原則做好歸檔工作。

第十五條政務服務電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的次年6月底。

第十六條各級政務服務機構應當確定本單位政務服務電子檔案保管期限，保管期限分為永久和定期，定期不應低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

第十七條各級政務服務機構應當積極推進政務服務辦理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接，支撐政務服務電子文件和電子檔案全流程管理。已自行建設系統(tǒng)的，應當與電子檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通。

第四章電子檔案保管與利用

第十八條各級政務服務機構應當建立政務服務電子檔案安全管理規(guī)章制度，按照國家網(wǎng)絡安全等級保護標準建立安全防護體系，配備必要的信息安全設施設備，保證電子檔案數(shù)據(jù)資源安全可控。

第十九條各級政務服務機構應當做好本單位電子檔案安全管理工作，定期開展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、到期銷毀等工作。

第二十條各級政務服務機構應當在符合國家法律法規(guī)要求的前提下，積極推進政務服務電子文件和電子檔案高效共享和開發(fā)利用，按照檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權保護、網(wǎng)絡安全等法律法規(guī)和《中華人民共和國政府信息公開條例》規(guī)定，履行信息公開的主體責任，實現(xiàn)電子檔案便捷化共享利用。

第五章電子檔案移交與接收

第二十一條各級政務服務機構應當按照有關規(guī)定，將陜西一體化政務服務平臺及自行建設系統(tǒng)產(chǎn)生的保管期限為永久、30年的政務服務電子檔案，在其形成之日起5年內(nèi)向同級綜合檔案館移交。具備條件的，可以提前移交進館。

第二十二條各級政務服務機構應當對待移交的電子檔案進行提取和整理，并進行技術處理和檢測，在正式移交前完成移交審核、出具開放利用意見、移交辦理等工作。

第二十三條政務服務電子檔案移交綜合檔案館一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。

第二十四條各級綜合檔案館應當做好政務服務電子檔案接收、登記、檢測等工作，履行交接手續(xù)。

第六章附則

第二十五條本辦法由省檔案局、省政府辦公廳負責解釋。

第二十六條本辦法自發(fā)布之日起施行。